Kleinbetragsrechnung 2026: Pflichtangaben und Grenze

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine vereinfachte Rechnung bis 250 Euro brutto. Geregelt ist sie in § 33 UStDV. Statt der vollen Pflichtangabenliste nach § 14 Abs. 4 UStG genügen fünf Angaben, und der Vorsteuerabzug bleibt trotzdem in voller Höhe erhalten.

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Der Fall, der dabei meist untergeht: Der ganz normale Kassenbon ist rechtlich eine Kleinbetragsrechnung. Wer im Handel oder in der Gastronomie täglich hunderte Belege ausgibt, stellt damit hunderte Rechnungen aus, ohne es so zu nennen.

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Dieser Beitrag erklärt die fünf Pflichtangaben, wo die 250-Euro-Grenze genau verläuft, wann die Vereinfachung nicht gilt, und was das für Betriebe bedeutet, die diese Belege maschinell erzeugen.

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Was eine Kleinbetragsrechnung ist

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Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt. Rechtsgrundlage ist § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Der Gesetzgeber reduziert dort die Pflichtangaben, weil der Aufwand einer vollständigen Rechnung bei kleinen Beträgen unverhältnismäßig wäre.

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Zwei Punkte dazu, die häufig falsch verstanden werden:

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• Die Grenze meint den Bruttobetrag, also einschließlich Umsatzsteuer. 210,09 Euro netto plus 19 Prozent ergeben 250,01 Euro brutto. Das ist bereits keine Kleinbetragsrechnung mehr.
• Die Grenze liegt seit 2017 bei 250 Euro und ist seither unverändert. Vorher waren es 150 Euro. Ältere Vorlagen und Ratgeber nennen teils noch den alten Wert.

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Typische Beispiele aus dem Alltag: Kassenbons, Tankquittungen, Parkscheine, Restaurantrechnungen, Belege für Büromaterial. Fast alles, was an einer Kasse oder einem Automaten entsteht.

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Die fünf Pflichtangaben nach § 33 UStDV

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Auf einer Kleinbetragsrechnung müssen genau fünf Angaben stehen:

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• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, also des Ausstellers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe, eine getrennte Aufschlüsselung nach netto und Steuer ist nicht nötig
• Der anzuwendende Steuersatz, also 7 oder 19 Prozent, oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf

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Der letzte Punkt ist der, an dem es in der Praxis am häufigsten scheitert. Fehlt der Steuersatz oder ist er falsch, verweigert das Finanzamt den Vorsteuerabzug. Dasselbe gilt für eine unbrauchbare Leistungsbeschreibung: „Ware“ oder „Diverses“ genügt nicht.

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Was entfallen darf

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Alles übrige aus der Liste für Standardrechnungen ist freiwillig:

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• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum
• getrennter Ausweis von Nettobetrag und Steuerbetrag

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Genau deshalb funktioniert der Parkschein am Automaten. Niemand tippt dort Name und Anschrift ein, und trotzdem ist der Beleg vorsteuerabzugsberechtigt.

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Wann die Vereinfachung nicht gilt

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Vier Fälle, in denen § 33 UStDV nicht greift.

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Ab 250,01 Euro brutto

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Wird die Grenze auch nur um einen Cent überschritten, ist eine vollständige Rechnung nach § 14 UStG fällig, mit Empfänger, Rechnungsnummer und Steuernummer.

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Kein Aufteilen

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Eine Leistung künstlich auf mehrere Rechnungen unter 250 Euro zu splitten, ist unzulässig. Das Finanzamt betrachtet den wirtschaftlichen Vorgang, nicht die Zahl der Belege.

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Bestimmte Umsätze sind ausgenommen

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§ 33 Satz 3 UStDV nimmt Leistungen nach § 3c, § 6a und § 13b UStG ausdrücklich aus. Das betrifft innergemeinschaftliche Fernverkäufe, innergemeinschaftliche Lieferungen und Umkehrungen der Steuerschuldnerschaft. Dort ist immer die vollständige Rechnung erforderlich.

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Sonderfall Fahrausweise

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Fahrausweise sind in § 34 UStDV gesondert geregelt, einem Unterparagrafen zur Kleinbetragsrechnung. Bei den Pflichtangaben gibt es keinen Unterschied. Zu beachten ist, dass bei Tickets für internationale Flüge kein Vorsteuerabzug möglich ist, weil die Ticketsysteme ohne Umsatzsteuer abrechnen.

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Vorsteuerabzug und Aufbewahrung

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Der Vorsteuerabzug bleibt vollständig erhalten. Das ist der eigentliche Sinn der Regelung: weniger Bürokratie bei gleichem steuerlichem Ergebnis. Wer für 40 Euro Büromaterial kauft und einen Kassenbon erhält, kann die enthaltene Umsatzsteuer in der nächsten Voranmeldung geltend machen, auch ohne dass der eigene Firmenname auf dem Beleg steht.

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Voraussetzung ist, dass alle fünf Pflichtangaben vorhanden und lesbar sind. Fällt eine weg, ist der Beleg für den Vorsteuerabzug wertlos.

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Die Aufbewahrungsfrist beträgt acht Jahre, wie bei jedem anderen Buchungsbeleg. Der Papierbeleg darf vernichtet werden, wenn er korrekt eingescannt und digital archiviert wurde.

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Von der E-Rechnungspflicht sind Kleinbetragsrechnungen ausgenommen. Ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD ist hier nicht erforderlich, Papierbon oder PDF genügen weiterhin.

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Der Kassenbon ist eine Kleinbetragsrechnung

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Diese Perspektive fehlt in den meisten Erklärungen zum Thema, weil sie aus Sicht dessen geschrieben sind, der eine Rechnung tippt. Im stationären Handel entstehen Kleinbetragsrechnungen aber nicht am Schreibtisch, sondern maschinell an der Kasse, tausendfach am Tag.

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Daraus ergeben sich drei praktische Konsequenzen.

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Das Kassensystem entscheidet über die Belegqualität

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Ob der Steuersatz sauber ausgewiesen ist und ob die Leistungsbeschreibung mehr hergibt als „Artikel 1“, legt die Konfiguration des Kassensystems fest, nicht das Personal an der Kasse. Ein systematischer Fehler in der Artikelstammdatenpflege produziert entsprechend systematisch unbrauchbare Belege.

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TSE-Pflicht kommt obendrauf

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Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion nach § 146a AO einsetzt, unterliegt zusätzlich der Pflicht zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung. Bei Bewirtungsbelegen führt ein fehlender TSE-Nachweis sogar zum vollständigen Ausschluss vom Betriebsausgabenabzug. Wie das im Detail zusammenspielt, steht im Beitrag zum Bewirtungsbeleg.

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Thermopapier und acht Jahre passen nicht zusammen

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Ein Beleg muss acht Jahre aufbewahrt werden. Thermopapier verblasst, teils innerhalb von Monaten. Ein Kassenbon, der bei der Prüfung nicht mehr lesbar ist, erfüllt die Anforderungen des § 33 UStDV formal, praktisch aber nicht mehr. Genau deshalb ist der digitale Beleg hier mehr als Bequemlichkeit: Er entsteht als Datensatz, bleibt maschinell auswertbar und altert nicht.

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Wie sich die Belegpflicht insgesamt verschiebt, steht im Beitrag zur digitalen Belegbereitstellungspflicht ab 2028.

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Häufige Fragen zur Kleinbetragsrechnung

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Ist ein Kassenbon eine Kleinbetragsrechnung?

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Ja, sofern der Gesamtbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt und die fünf Pflichtangaben nach § 33 UStDV enthalten sind. Das ist bei Bons aus gängigen Kassensystemen in aller Regel der Fall.

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Muss der Empfänger auf der Rechnung stehen?

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Nein. Name und Anschrift des Rechnungsempfängers dürfen bei Kleinbetragsrechnungen entfallen. Der Vorsteuerabzug bleibt trotzdem möglich.

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Gilt die 250-Euro-Grenze netto oder brutto?

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Brutto, also einschließlich Umsatzsteuer.

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Braucht eine Kleinbetragsrechnung eine Rechnungsnummer?

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Nein. Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist bei Beträgen bis 250 Euro nicht erforderlich.

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Was ist der Unterschied zur Kleinunternehmerrechnung?

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Zwei verschiedene Dinge. Die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV betrifft die Höhe des Betrags und vereinfacht die Pflichtangaben. Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG betrifft den Status des Ausstellers, der dann gar keine Umsatzsteuer ausweist.

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Wie lange muss ich Kleinbetragsrechnungen aufbewahren?

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Acht Jahre, wie jeden anderen Buchungsbeleg. Ein korrekt digitalisierter Beleg genügt, das Papier darf danach vernichtet werden.

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Über anybill

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anybill ist die Echtzeit-Dateninfrastruktur für den stationären Handel und verbindet POS, Payment und über 90 Software- und MarTech-Systeme plug and play. Über 60 Kassensysteme sind angebunden, vom SB-Warenhaus über die Drogerie bis zur Gastronomie. Der Beleg wird per QR-Code am Kundendisplay bereitgestellt, ohne dass Kundinnen und Kunden eine eigene App installieren müssen. Die Anbindung läuft über das bestehende Kassensystem, in den meisten Fällen ohne neue Hardware.

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Damit ist die Belegausgabe abgedeckt. Interessanter wird es danach: Aus dem Beleg entsteht ein Kontaktpunkt nach dem Kauf. Kundenkonten, Umtausch ohne Papierbon, Anbindung an bestehende Treueprogramme und auswertbare Kaufdaten für Personalisierung und Retail Media. Über 450 Händler arbeiten heute mit anybill, wir verarbeiten mehr als 100 Millionen Belegdaten pro Monat.

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Sie wollen wissen, ob Ihr Kassensystem digitale Belege ausgeben kann? Sprechen Sie mit Ihrem Kassenanbieter oder direkt mit unserem Team. Wir schauen uns Ihre Systemlandschaft an und sagen Ihnen, was zu tun ist und was nicht.

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Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung. Für die Beurteilung des Einzelfalls wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung. Rechtsstand: September 2026.