Kassenbon: Pflichtangaben, TSE und digitale Ausgabe
Der Kassenbon ist der Beleg, den ein Händler bei jedem Verkauf ausstellt. Kassenzettel, Kassenbeleg, Bon, Beleg und Quittung meinen im Alltag dasselbe Dokument. Wer eine elektronische Kasse einsetzt, muss ihn ausgeben, und was daraufstehen muss, regelt Paragraf 6 der Kassensicherungsverordnung.
Seit 2024 sind es sieben Pflichtangaben, nicht mehr sechs. Ältere Ratgeber im Netz nennen häufig noch den alten Stand.
Dieser Beitrag ist der Überblick zum Thema: was ein Kassenbon ist, was draufgehört, wann er als Rechnung gilt, wie lange er aufbewahrt werden muss und was sich ab 2028 ändert. Für die Rechtslage im Detail verweisen wir jeweils auf die passenden Beiträge.
Was ein Kassenbon ist
Ein Kassenbon dokumentiert einen Geschäftsvorfall zwischen Unternehmen und Kunde: was gekauft wurde, zu welchem Preis, wann und bei wem. Er ist damit Zahlungsnachweis für den Kunden und Aufzeichnung für die Finanzverwaltung.
Im Sprachgebrauch kursieren mehrere Begriffe für dieselbe Sache:
- Kassenzettel und Kassenbeleg sind gleichbedeutend
- Bon und Beleg sind die Kurzformen
- Quittung ist streng genommen etwas anderes, nämlich die Bestätigung des Zahlungsempfangs nach Paragraf 368 BGB, wird aber häufig synonym verwendet
Rechtlich relevant ist der Unterschied zwischen Beleg und Rechnung. Ein Kassenbon kann beides sein, je nach Betrag. Dazu weiter unten mehr.
Die Ausgabepflicht knüpft nicht an die Branche an, sondern an das Kassensystem. Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion nach Paragraf 146a der Abgabenordnung nutzt, muss einen Beleg ausgeben. Wer mit offener Ladenkasse arbeitet, bislang nicht.
Die sieben Pflichtangaben nach Paragraf 6 KassenSichV
Auf jedem Kassenbon aus einem elektronischen Aufzeichnungssystem müssen stehen:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
- Datum der Belegausstellung sowie Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
- Transaktionsnummer
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz, oder bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf
- Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems sowie Seriennummer der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
- Prüfwert der Vorgangsbeendigung und der fortlaufende Signaturzähler
Die letzten vier Punkte stammen aus der TSE, der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung. Sie sind der Grund, warum moderne Bons länger geworden sind als früher.
Der Punkt, an dem es in der Praxis am häufigsten hakt, ist die Leistungsbeschreibung. „Artikel 1“ oder „Diverses“ genügt nicht. Das ist keine Frage des Personals an der Kasse, sondern der Artikelstammdaten im Kassensystem.
Lesbarkeit, QR-Code und digitale Ausgabe
Grundsatz: Die Angaben müssen für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein. Ein Beleg, den man nur mit Software entschlüsseln kann, erfüllt die Anforderung nicht.
Die Verordnung lässt davon Ausnahmen zu. Die TSE-Angaben dürfen alternativ in einem QR-Code stehen oder in einem strukturierten Teil des Belegs, jeweils nach der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung. Auch eine elektronische Rechnung nach Paragraf 14 UStG kann sie enthalten. Deshalb sieht man auf vielen Bons heute einen QR-Code, wo früher vier Zahlenreihen standen.
Papier ist keine Vorgabe. Ein Beleg kann in Papierform oder, mit Zustimmung des Belegempfängers, elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden. Das gilt bereits heute und nicht erst ab 2028.
Die Zustimmung des Kunden ist dabei die entscheidende Bedingung. Sie kann auch konkludent erfolgen, etwa indem der Kunde den QR-Code am Kundendisplay scannt.
Wann der Kassenbon als Rechnung gilt
Hier verlaufen zwei Grenzen, die regelmäßig verwechselt werden.
Bis 250 Euro brutto ist ein Beleg mit den Angaben nach Paragraf 6 KassenSichV zugleich eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne von Paragraf 14 UStG in Verbindung mit Paragraf 33 UStDV. Der Kassenbon ist dann eine Kleinbetragsrechnung, und der Vorsteuerabzug ist ohne weitere Angaben möglich. Welche fünf Angaben dafür genügen und wo die Grenze genau verläuft, steht im Beitrag zur Kleinbetragsrechnung.
Über 250 Euro brutto braucht es eine vollständige Rechnung mit Empfänger, fortlaufender Rechnungsnummer und Steuernummer. Der Betrieb kann dafür zunächst einen Kassenbeleg ausstellen und diesen nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigen.
Sonderfall Bewirtung. Bei Geschäftsessen kommen eigene Anforderungen hinzu, und ein fehlender TSE-Nachweis führt dort zum vollständigen Ausschluss vom Betriebsausgabenabzug. Details im Beitrag zum Bewirtungsbeleg.
Aufbewahrung und das Problem mit dem Thermopapier
Für Unternehmen beträgt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege acht Jahre. Der Papierbeleg darf vernichtet werden, wenn er korrekt digitalisiert und archiviert wurde.
Für Privatpersonen gibt es keine gesetzliche Pflicht. Praktisch relevant sind die Gewährleistungsfrist von zwei Jahren und Herstellergarantien, die länger laufen können.
Beides kollidiert mit dem Material. Kassenbons werden fast durchgängig auf Thermopapier gedruckt, und das verblasst. Je nach Lagerung teils innerhalb weniger Monate, spätestens nach einigen Jahren. Ein Beleg, der bei der Betriebsprüfung oder beim Umtausch nicht mehr lesbar ist, erfüllt seinen Zweck nicht mehr, egal wie korrekt er erstellt wurde.
Dazu kommt die stoffliche Seite. Thermopapier enthielt lange Bisphenol A, das in der EU für Thermopapier verboten ist. Ersatzstoffe stehen ihrerseits in der Diskussion.
Ein digitaler Beleg umgeht beides: Er entsteht als Datensatz, bleibt maschinell auswertbar und altert nicht.
Was sich ab 2028 ändert
Nach dem Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums vom 7. August 2026 tritt zum 1. Januar 2028 an die Stelle der papierhaften Belegausgabepflicht eine elektronische Belegbereitstellungspflicht. Papier gibt es dann nur noch auf Wunsch, und ein Verstoß kann mit bis zu 5.000 Euro geahndet werden.
Der Entwurf ist technologieoffen und nennt QR-Code, Download-Link, NFC, E-Mail und die Ablage in ein Kundenkonto als mögliche Wege. Was das konkret bedeutet, steht im Beitrag zur digitalen Belegbereitstellungspflicht.
Häufige Fragen zum Kassenbon
Muss ich den Kassenbon mitnehmen?
Nein. Der Händler muss ihn bereitstellen, eine Annahmepflicht für Kundinnen und Kunden gibt es nicht.
Ist ein Kassenbon eine Rechnung?
Bis 250 Euro brutto ja, sofern die Pflichtangaben vorhanden sind. Darüber braucht es eine vollständige Rechnung.
Was ist der Unterschied zwischen Kassenbon und Quittung?
Der Kassenbon dokumentiert den Kauf und wird von der Kasse erzeugt. Die Quittung nach Paragraf 368 BGB bestätigt den Empfang der Zahlung und muss auf Verlangen ausgestellt werden. Im Alltag werden beide Begriffe synonym verwendet.
Warum sind Kassenbons länger geworden?
Wegen der TSE-Angaben. Transaktionsnummer, zwei Seriennummern, Prüfwert und Signaturzähler sind seit der Kassensicherungsverordnung Pflicht. Viele Systeme fassen sie inzwischen in einem QR-Code zusammen.
Gilt die Belegpflicht auch für Bäckereien?
Ja, sobald eine elektronische Kasse im Einsatz ist. Die Pflicht knüpft an das Kassensystem an, nicht an die Branche.
Wie lange muss ich Kassenbons aufbewahren?
Unternehmen acht Jahre, Privatpersonen gar nicht. Praktisch lohnt es sich bis zum Ablauf von Gewährleistung oder Garantie.
Über anybill
anybill ist die Echtzeit-Dateninfrastruktur für den stationären Handel und verbindet POS, Payment und über 90 Software- und MarTech-Systeme plug and play. Über 60 Kassensysteme sind angebunden, vom SB-Warenhaus über die Drogerie bis zur Gastronomie. Der Beleg wird per QR-Code am Kundendisplay bereitgestellt, ohne dass Kundinnen und Kunden eine eigene App installieren müssen. Die Anbindung läuft über das bestehende Kassensystem, in den meisten Fällen ohne neue Hardware.
Damit ist die Belegausgabe abgedeckt. Interessanter wird es danach: Aus dem Beleg entsteht ein Kontaktpunkt nach dem Kauf. Kundenkonten, Umtausch ohne Papierbon, Anbindung an bestehende Treueprogramme und auswertbare Kaufdaten für Personalisierung und Retail Media. Über 450 Händler arbeiten heute mit anybill, wir verarbeiten mehr als 100 Millionen Belegdaten pro Monat.
Sie wollen wissen, ob Ihr Kassensystem digitale Belege ausgeben kann? Sprechen Sie mit Ihrem Kassenanbieter oder direkt mit unserem Team. Wir schauen uns Ihre Systemlandschaft an und sagen Ihnen, was zu tun ist und was nicht.
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Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung. Rechtsstand: September 2026, Paragraf 6 KassenSichV in der Fassung vom 14.01.2026.
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