Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht zur E-Rechnung für B2B-Umsätze zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Trotzdem herrscht bei vielen Händlern und Kassenanbietern noch Unsicherheit: Welche Fälle sind betroffen? Was muss technisch umgesetzt werden? Und wie lassen sich diese neuen Anforderungen in bestehende Prozesse integrieren?
Was gilt und was nicht?
Die E-Rechnungspflicht betrifft alle B2B-Transaktionen über 250 Euro zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Kleinstbetragsrechnungen bis zu dieser Grenze sind zwar ausgenommen, aber es gibt viele Situationen, in denen sie überschritten wird oder Kunden ausdrücklich eine E-Rechnung anfordern. In solchen Fällen reicht ein einfaches PDF nicht mehr aus. Die Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD bereitgestellt werden.
Was muss eine E-Rechnung enthalten?
Eine gültige E-Rechnung benötigt bestimmte Pflichtangaben:
- Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsdatum und fortlaufende Nummer
- Beschreibung der Ware oder Dienstleistung
- Nettobetrag, Umsatzsteuer, Bruttobetrag – getrennt nach Steuersatz
Wichtig: Diese Angaben müssen in strukturierter Form vorliegen, z. B. als XML-Datei, damit sie automatisiert verarbeitet werden können.
Herausforderung am Point of Sale und was Kassenanbieter jetzt wissen müssen
Viele Kassensysteme sind nicht darauf vorbereitet, E-Rechnungen direkt auszustellen. Die Prozesse am Point of Sale sind auf Geschwindigkeit und Einfachheit ausgelegt. Eine gesetzeskonforme Rechnung mit XML-Daten erzeugen, Kundendaten erfassen und dabei keine Fehler machen? Dafür braucht es flexible Lösungen, die an der richtigen Stelle ansetzen.
Wie anybill das löst: E-Rechnungen an der Kasse ausstellen
anybill erstellt bereits heute digitale Kassenbelege mit dem bestehenden Kassensystem auszustellen. Darauf aufbauend erweitern wir in Zusammenarbeit mit unseren Kassensoftwarepartnern unsere Lösung für die Anforderungen der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich – ohne Medienbrüche oder Insellösungen:
- Neuer Belegtyp E-Rechnung neben bestehenden Belegarten wie dem Bewirtungsbeleg
- Eingabe erweiterter Kundendaten über die Belegerhalts-Webseite
- Ausgabe in XML- oder ZUGFeRD-Format mit passender PDF-Ansicht
- Nachträgliche Ergänzung fehlender Daten – z. B. USt-ID oder Firmenadresse – direkt durch den Kunden
- Perspektivisch auch mit Option zur Übermittlung an das Finanzamt
Das alles passiert in enger Verbindung mit dem Kassensystem und ohne zusätzliche Medienbrüche oder manuelle Nacharbeit. Die Belege bleiben digital, vollständig und rechtssicher.
Kann ein Kassenbon digital ausgegeben und später ergänzt werden?
Ja, das ist möglich und auch oft die beste Lösung. Ein digitaler Kassenbon kann zunächst anonym erstellt und über die Belegerhalts-Webseite um die nötigen Angaben ergänzt werden. Daraus wird automatisch eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format erzeugt. Die Kombination aus PDF und XML ermöglicht es, dass sowohl Mensch als auch Maschine damit arbeiten können. Wichtig ist, dass diese Ergänzung zeitnah zur Transaktion erfolgt. Nur dann bleibt sie steuerlich sauber.
Was ist mit der Übermittlung ans Finanzamt?
Aktuell besteht in Deutschland noch keine Pflicht, jede E-Rechnung automatisch ans Finanzamt zu übermitteln. Im Zuge des EU-weiten „VAT in the Digital Age“-Pakets könnte sich das aber ändern. Schon jetzt ist es sinnvoll, auf zukunftsfähige Formate zu setzen, die eine spätere Meldung technisch ermöglichen.
Fazit
anybill ist der Partner für digitale Belege im Handel – ob B2C oder B2B. Unsere Lösung wurde für den Point of Sale entwickelt und genau dort setzen wir an: Wir erweitern den bestehenden digitalen Kassenbon so, dass er die Anforderungen an die E-Rechnung erfüllt und auch im B2B-Kontext genutzt werden kann. Ähnlich wie beim Bewirtungsbeleg entsteht dabei kein zusätzlicher Prozess, sondern eine logische Erweiterung – nahtlos integriert ins Kassensystem. Wir bieten keine Standalone-E-Invoicing-Lösung, sondern eine Weiterentwicklung des digitalen Belegs, die rechtssicher, flexibel und zukunftsfähig ist.
